Ausarbeitung der Aktenplan- und Ablagestruktur
Sofern die Zuordnung von Dokumenten zur digitalen Akte über das Fachverfahren erfolgt, werden die Dokumente in der Regel automatisiert im Hintergrund im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Das Aktenzeichen wird über das Fachverfahren mitgegeben. Im Einzelfall ist eventuell vorab noch eine automatisierte Aktenzeichenvergabe auf der Grundlage vorgegebener Parameter zu definieren.
Schriftgut, das nicht auf diesem Weg digital abgelegt wird, wird zukünftig über das DMS-Modul nscale eGov verwaltet. Alle bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls anfallenden Schriftstücke werden thematisch zu digitalen Akten zusammengefasst und im Dokumentenmanagementsystem mit einem Aktenplaneintrag verknüpft. Daher ist der bestehende Aktenplan vor Einführung des Dokumentenmanagementsystems vom Fachamt zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, damit eine sachbezogene und klare Zuordnung der Sachakten erfolgen kann. Zu jedem Aktenplanzeichen ist daneben die gesetzliche Aussonderungsfrist zu ergänzen. Vor der Einführung der digitalen Akte für die allgemeine Schriftgutverwaltung ist ein Beratungstermin mit dem Personal- und Organisationsamt zu vereinbaren, um die Struktur des Aktenplanes und gegebenenfalls notwendige Anpassungen abzustimmen.
Dokumente in der E-Akte speichert man in der sogenannten strukturierten Ablage. Diese ist vergleichbar mit Aktenschränken und den darin stehenden Ordnern oder der Dateiablage (Laufwerk K:). Allerdings weist diese bestehende Struktur häufig eine erhebliche Verschachtelungstiefe auf. Das Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung des allgemeinen Schriftgutes gliedert Informationen in die Struktur
- Akte
- Vorgang
- Dokument,
was eine deutlich flachere Struktur darstellt. Daher ist zu prüfen, ob die derzeit bestehenden analogen und digitalen Ablagestrukturen dahingehend vereinheitlicht und vereinfacht werden können.
Um die Vorüberlegungen zur Struktur der Ablage testen zu können, wird die Projektgruppe in der Phase der Umsetzung Zugang zu einem Testsystem erhalten. Diesen erstellt das Amt 17 und steht für Rückfragen zur Verfügung.
