Im Zuge der Umstellung auf eine digitale Akte ist zu entscheiden, wie mit Altakten umzugehen ist. Es ist grundsätzlich nicht vorgesehen, sämtliche Bestandsakten in Papierform gescannt in die elektronische Akte zu überführen. Ziel ist vielmehr ein Start der digitalen Akte zu einem Stichtag. Damit erfolgt in einem Übergangszeitraum eine hybride Aktenführung, dass heißt, ein Teil der Akte wird in Papierform, ein Teil in digitaler Form geführt.

Sofern laufende Papierakten in digitaler Form benötigt werden, ist im Einzelfall in Abstimmung mit dem Amt für Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit zu entscheiden, ob durch den externen Dienstleister Lager 3000 nachgescannt werden muss. Die Kosten hierfür müssen über das Budget des Fachamtes eingeplant werden.