In den Fachämtern sind größtenteils bereits Fachverfahren im Einsatz, die zu einem Teil entstehendes Schriftgut in einer Art elektronischer Akte vorhalten. Diese Verfahren bleiben in der Regel als führendes System erhalten. Über eine Schnittstelle muss vom Fachverfahren eine Verbindung zum Dokumentenmanagementsystem geschaffen werden, damit das gesamte zum Vorgang gehörende Schriftgut automatisiert in einer digitalen Fallakten abgelegt wird. In der Kreisverwaltung wird einheitlich das Dokumentenmanagementsystem nscale der Firma CEYONIQ eingesetzt.

Sofern kein Fachverfahren für die Sachbearbeitung genutzt wird, werden Dokumente über das Dokumentenmanagementsystem für die allgemeine Schriftgutverwaltung abgelegt.  Auch hierfür sind bestimmte technische Voraussetzungen erforderlich, damit eine digitale Ablage der Unterlagen aus verschiedenen Quellen möglich ist. Werden beispielsweise bereits Online-Dienste bereitgestellt, ist auch die Anbindung dieser Datenübertragung zu bedenken. 

Daher ist unter anderem zu klären, ob und wenn ja, welches Fachverfahren eingesetzt wird, welche Schnittstellen vorhanden sind und über welche weiteren Quellen Dokumente in die digitale Akte einfließen müssen. In einem ersten Termin mit dem DMS-Team der KDO, der Projektleitung, dem Digitalisierungsteam (Amt 17) und gegebenenfalls  Ansprechpersonen des Fachverfahrenshersteller werden die Anforderungen an die technische Anbindung des Dokumentenmanagementsystem besprochen.