Zum Projektauftakt ist vom Fachamt ein Projektsteckbrief zu erstellen, über den die Freigabe des E-Akte-Projekts und die Einordnung in den „Gesamtmaßnahmenplan Digitalisierung“ über die Behördenleitung initiiert wird. Der Steckbrief nennt die Projektverantwortlichen und beschreibt das Projekt, die Ziele sowie Mehrwerte für das Fachamt und gibt einen Überblick über die Kosten und den geplanten Zeitrahmen. 

Der Projektsteckbrief ist mit dem Fachdezernenten abzustimmen und anschließend digital mit allen erforderlichen Unterlagen an das Amt für Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit zu leiten. Der Steckbrief sollte erst dann eingereicht werden, wenn die für das Projekt notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen sicher bereit gestellt werden können.

Sobald der Projektsteckbrief im Amt für Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit eingereicht ist, wird das Vorhaben in einem ersten Auftakttermin mit dem Projektleiter erörtert. Danach wird mit der Behördenleitung die finale Freigabe für den Projektstart und die Aufnahme in die Projektliste abgestimmt.