Der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine gute Gelegenheit, um Arbeitsabläufe zu analysieren und zu optimieren. Hierfür sollten alle aktuellen Arbeitsabläufe zunächst dokumentiert werden, um daraus Optimierungsbedarfe zu ermitteln. Diese Dokumentation schafft einerseits eine einheitliche Bearbeitung und vereinfacht gleichzeitig die Einarbeitung von neuem Personal. Zu Beginn eines E-Akte-Projektes bietet das Rechnungsprüfungsamt über das Sachgebiet »Prozess- und Qualitätscontrolling« eine Erstberatung zur Unterstützung an.

Im zweiten Schritt ist zu überlegen, wie die Arbeitsabläufe zukünftig digital gestaltet werden sollen. Das Konzept sollte sich unter anderem mit folgenden wichtigen Fragestellungen beschäftigen:

• Wie soll zukünftig der (digitale) Posteingang abgewickelt werden?
• In welcher Form können bisherige analoge Bearbeitungsschritte in eine digitale Form überführt werden (Beispiel: Mitzeichnungen, Eingangs- und Absendevermerke, Nutzung von Vorlagen)?
• Wie soll die hybride Aktenführung umgesetzt werden?
• Welche Anforderungen sind an den Postausgang zu stellen?