Es ist erforderlich, Berechtigungen für die Nutzung der elektronischen Akte festzulegen. Es muss also entschieden werden, welche Person welche Akten, Vorgänge und Dokumente einsehen darf.

Sofern ein Fachverfahren an ein Dokumentenmanagementsystem angebunden wird, werden in der Regel die Berechtigungen übernommen, die bereits im Fachverfahren eingerichtet sind. Es ist mit der für die Administration des Fachverfahrens zuständigen Ansprechperson zu prüfen, ob alle Zugriffsrechte (Lese- und Schreibrechte) korrekt vergeben sind.

Bei der digitalen Ablage des allgemeinen Schriftgutes über nscale eGov sind weitere Rollen, beispielsweise für das Anlegen von Akten, das Löschen und das Archivieren, festzulegen. Dies beeinflusst, welche Funktion im Dokumentenmanagementsystem für welche Person technisch freigeschaltet wird. Eine Übersicht bietet die Checkliste eGov Berechtigungen.